Plotseling is het WIP dé plek voor studenten

Studenten van Windesheim die informatie zoeken over hun studie of hun cijferoverzicht of rooster willen zien, kunnen sinds de migratie van Sharenet alleen nog terecht op portaalsite WIP.

Hoewel het Windesheim Informatie Portaal en de bijbehorende app al twee jaar bestaat, werd het WIP vrijwel niet gebruikt door studenten. Na de migratie van Sharenet naar de nieuwe Office-omgeving, op maandag 15 oktober, wisten veel studenten het portaal dan ook niet te vinden. Een aantal studenten kon zelfs hun tentamenrooster niet vinden via het interne netwerk van Windesheim.

Betere promotie

Rob Gort en Wim Jonker van het team dat de migratie naar het nieuwe Sharenet verzorgde beamen dat het WIP nog te onbekend is. “Het moet beter gepromoot worden, dat hebben we ook aangekaart bij de dienst communicatie.” Ook vanuit de afdeling functioneel beheer zal het studentenportaal beter onder de aandacht worden gebracht, door middel van een campagne. Het WIP is te vinden op wip.windesheim.nl.

Het nieuwe Sharenet is er inmiddels ruim twee weken en de meeste kinderziektes zijn verholpen. Op de dag van de migratie zelf ging echter een paar belangrijke dingen mis, wat voor een aantal boze reacties van docenten en studenten leidde. Een server bij Microsoft ‘schaalde’ niet goed mee met het grote aantal gebruikers vanuit Windesheim waardoor Sharenet een dag lang slecht bereikbaar was.

Foutmeldingen

Daarnaast herkende het systeem de gebruikers niet waardoor studenten en medewerkers niet de voor hun relevante informatie zagen maar slechts foutmeldingen. Gort: “Dat laatste hadden we beter moeten testen.” Binnen twee dagen waren beide problemen verholpen.

Volgens Jonker en Gort biedt de nieuwe Office 365-omgeving, die wordt gehost door en bij Microsoft, veel voordelen ten opzichte van het oude Sharenet. Gort: “Het kost ons minder geld, want Windesheim heeft zelf geen servers meer nodig. En omdat we dingen uitbesteden, hebben wij een relatief kleine ict-afdeling, maar kunnen we wel veel doen. Zoals meer gebruikersondersteuning bieden en mensen helpen hun onderwijsprocessen in te richten.”

De projectgroep kijkt tevreden terug op de migratie. Jonker: “Ik heb elders aardig wat migraties gedaan, maar ik heb nog nooit mee gemaakt dat we elkaar na twee dagen alweer relaxed konden aankijken. Dit kwam door de goede samenwerking tussen de diverse geledingen.” (WvE)