Met de komst van hybride werken moet het stelsel voor de vergoeding van reiskosten worden aangepast. Vijf dagen op kantoor kan niet meer de norm zijn, vindt de overheid. Windesheim zoekt naar wegen om de nieuwe eisen zo goed mogelijk in te passen. Een gesprek met Twan Kemperman, manager HR, en Dorien Wichems, adviseur arbeidsvoorwaarden en arbeidsrecht.
Kemperman: ‘Vóór Corona was het heel simpel. Als je vijf dagen werkte, kreeg je voor vijf dagen je reiskosten vergoed. Werkte je drie dagen, kreeg je drie dagen reizen vergoed. Oftewel: elke werkdag was ook een reisdag. En toen kwam corona en in die periode wijzigde ons werk, en reisgedrag. De reiskostenvergoeding werd stopgezet omdat het onderwijs geheel vanuit huis plaatsvond. Medewerkers konden op declaratiebasis een vergoeding krijgen als ze toch naar Windesheim kwamen. In september vorig jaar mochten we weer voorzichtig naar de campus, en toen is besloten dat medewerkers twee dagen vaste reiskostenvergoeding zouden krijgen – want we dachten dat iedereen gemiddeld twee dagen op de campus zou zijn – en de eventuele overige dagen konden ze declareren. Maar met de lockdown half oktober vorig jaar kwam ook een einde aan dat systeem…’
En we zijn nog steeds niet af van dat soort maatregelen. Hoe dan ook, op enig moment werd duidelijk dat er sprake was van een blijvende verandering, dat mensen vaker thuis zouden gaan werken…
Kemperman: ‘Ja. Teams en dus medewerkers waarderen deze regelruimte ook. Een mix tussen ‘op de campus werken’ en ‘vanuit de thuiswerkplek’, levert voor veel collega’s een fijne vorm van regelruimte op. En de fiscus zei: ook wij zien een beweging die onomkeerbaar is, dus moeten we gaan vergoeden op basis van feitelijk bewegen. De strekking is: een vergoeding moet aansluiten bij de praktijk, anders is deze onrechtmatig. De nieuwe cao hbo is hier inmiddels ook op aangesloten: als je reist ontvang je een reiskostenvergoeding, werk je thuis dan ontvang je een thuiswerkvergoeding. We werken nu aan een nieuw arbeidsvoorwaardenpakket dat voldoet aan deze fiscale wetgeving en aansluit bij het werkelijke reis- en werkgedrag van medewerkers van Windesheim. En dit alles vraagt natuurlijk ook om adequate ICT-ondersteuning; een systeem. Dat systeem komt er nu aan; dat moet in april 2022 gereed zijn.’
Hoe overbruggen we de periode totdat er nieuw arbeidsvoorwaardenpakket is?
Kemperman: ‘Momenteel zitten we in een tussenliggende fase, die begon met de start van dit collegejaar en zal duren tot de invoering van een nieuw arbeidsvoorwaardenpakket. Hiervoor hebben we gezegd: laten we aansluiten op onze huidige regeling en de systematiek die we in september vorig jaar hadden. Dus twee dagen vaste reiskostenvergoeding; de rest declareren. En we blijven de komende periode het werk- en reisgedrag van medewerkers monitoren om zo goed mogelijk als het kan mee te bewegen met de werkelijke situatie. We bewegen met vaste vergoedingen mee in een veranderende context.’
Kon je niet terug naar het systeem vóór corona?
Dorien Wichems: ‘Dat zou kunnen betekenen dat je een onrechtmatige vergoeding kan krijgen, als er niet wordt gereisd. Omdat onze medewerkers meer thuis werken. Voor deze tijdelijke situatie probeer je toch een soort van modus te vinden waarbij je een redelijke vergoeding wilt geven, gelijke arbeidsvoorwaarden voor medewerkers wil behouden en waarbij je de lasten voor medewerkers én voor de bedrijfsvoering beheersbaar houdt. Dan kom je daar op uit. Het is voor medewerkers goed te hanteren, voldoet aan de fiscale wetgeving – en het is tijdelijk.’
Het klinkt alsof die twee dagen op de campus de nieuwe norm wordt…
Kemperman: ‘Dat wordt het niet. Op dit moment proberen we inzicht te krijgen in wat er de afgelopen maanden is gebeurd qua werken en reizen. Als we zouden zien dat medewerkers niet twee maar gemiddeld drie dagen op de campus zijn, dan hebben we eigenlijk de plicht om dat aan te passen. Maar nogmaals, het is een tijdelijke oplossing, tot april. Daarna wordt alles anders.’
De registratie van het reisgedrag wordt dus belangrijker. En dat wordt een hele klus. Voor iedereen.
Kemperman: ‘Bij een hybride werkpatroon is het inderdaad belangrijk dat medewerkers hun reisgedrag goed registreren. Bij de overgang van Oracle naar HR2 Day wordt deze registratie makkelijker.’
Wichems: ‘We blijven als goed werkgever medewerkers een vergoeding aanbieden voor reiskosten en voor de kosten om vanuit huis te werken: passend, duurzaam en zo flexibel mogelijk aansluitend bij verschillende werk- en reispatronen. We proberen het nieuwe systeem zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Daar zijn we hard mee bezig. En hoe de controle zal verlopen… dat zijn we nog echt aan het onderzoeken. Ergens zal er goedkeuring moeten plaatsvinden. De fiscale regelgeving vraagt dat ook.’
Wordt het straks in april een zachte landing voor iedereen?
Kemperman: ‘Nou…. In de huidige reiskostenregeling zit een plafond van 75 euro per maand. Door de tijdelijke situatie van de gedeeltelijke vaste vergoeding en het declareren van meerdere reizen is er geen plafond. Medewerkers kunnen nu boven die 75 euro komen. En daar kunnen ze aan wennen terwijl we weten dat het systeem waar we in april naartoe gaan wel wéér een plafond zal hebben.’
Tot slot, de hele stelselwijziging, de overgangsperiode, is dat alles ergens goed voor?
Kemperman: ‘Weinig werkgevers zullen zeggen: zo, dat is mooi bedacht! Maar door corona hebben we gemerkt dat een aantal taken goed thuis gedaan kunnen worden, en dat dat allerlei voordelen heeft. En de overheid heeft gezien dat dit wel eens een structureler karakter kan gaan krijgen. En komt dus nu met wetgeving om dat op een goede manier te regelen. Dát is een grote winst.’ (MH)
