Maart 2023 moet Windesheim beschikken over de Digitale Campus, waarin studenten hun leerroute kunnen uitstippelen en docenten hun vorderingen kunnen volgen, los van de grenzen tussen de domeinen. Technisch geen probleem, zeggen de bouwers. Maar de Centrale Medezeggenschapsraad heeft grote zorgen.
De Digitale Campus zal bestaan uit een scala aan modules die het de student mogelijk moeten maken om zijn eigen leerroute uit te stippelen en vakken te kiezen, verspreid over alle domeinen. Het systeem laat zien welke vakken er worden aangeboden en welke er passen bij zijn of haar individuele leeruitkomsten. De student ontvangt de lesstof via Brightspace, terwijl andere module laten zien wanneer de toetsen voor bepaalde vakken mogelijk zijn en hoe de student er voor staat. Een dergelijk geïntegreerd systeem bestaat nog niet en Windesheim heeft de ambitie dat als eerste te gaan bouwen. Een deel van de modules bestaat al; andere zal Windesheim zélf moeten maken. En dan moeten al die systemen ook nog vlot met elkaar kunnen communiceren.
De complexiteit van de hele operatie is volgens het hierover gemaakte voorlichtingsfilmpje ‘nog nèt niet overweldigend’. Grijpt Windesheim daarmee dan niet te hoog? Gaat dat lukken? Interimmanager Frank Hendrickx heeft geen twijfels: ‘Zo complex is het niet. Het is zelfs relatief eenvoudig. Windesheim werkt nu met verschillende systemen maar die praten niet met elkaar; daar zit nu handwerk tussen en dat veroorzaakt ruis. We gaan nu naar een situatie waarbij de studenten veel meer de regie krijgen en dat betekent dat de informatievoorziening een stuk beter moet worden dan ooit tevoren. Daarvoor moeten we de systemen integreren.’
Een groot deel van de modules bestaat al en kon worden ingekocht. Hendrickx: ‘Vijf hebben we al gekocht, bij nog een is de aankoop lopende. Daarnaast hergebruiken we systemen die we al in huis hadden. Drie deelsystemen moeten we zelf bouwen: de catalogus, het systeem met behulp waarvan de studenten zijn leerroute kan samenstellen, én we bouwen het persoonlijke dashboard voor de studenten en studentbegeleiders. En dan moeten we die deelsystemen aan elkaar knopen. Dat is geen groot probleem. Die deelsystemen zijn ontworpen om in grotere systemen te ‘hangen’.
Maar Hendrickx erkent dat dit voor een hogeschool een uitonderlijk grote operatie is: ‘Dat is het zeker en het betekent dat we met elkaar veel keuzes moeten maken. Met name samen met het onderwijs en onderwijsondersteuners. De technische opgave is groot, ze is lastig, er gaat veel werk in zitten – maar het gaat wel lukken. Maar de Digitale Campus is ook een cultuurding – die culturele verandering binnen Windesheim, die is veel groter.
‘We maken ons grote zorgen
over het matchen van studenten en docenten
aan het nieuwe systeem’
.
En dáár zou wel eens het echte probleem kunnen zitten, vermoedt CMR-voorzitter Claudia Tempels: ‘We hebben als CMR onze zorgen vorig jaar al geuit. En nu kregen we in maart 2022 ineens te horen dat de systeemontwerpers even pas op de plaats maakten. Wat gaat er mis, wilden we toen direct weten.’ Het onderwerp kwam afgelopen CMR-vergadering ter tafel omdat in de Kadernota enkele miljoenen voor dit project gereserveerd zijn. Tempels begrijpt dat zoiets unieks ontwikkelen geld kost maar het bood de gelegenheid om het College hierover aan de tand te voelen. Werd het tijd om een externe expert aan te trekken, om het hele proces door te lichten? Daar ging het College niet op in. Tempels: ‘Het College heeft besloten om een audit te laten uitvoeren, maar alléén naar het technische aspect. Maar wat ons betreft maken we ons veel meer zorgen over het matchen van mensen, studenten en docenten, aan de nieuwe systemen.’
Volgens directeur bedrijfsvoering Pieter Dieckmann wordt daar nu al hard aan gewerkt: ‘We hebben al een aantal pilots gehad die te maken hadden met flexdeeltijd en flexstuderen, en we hadden de kopgroep… daar krijgen we veel informatie uit. Maar om de komende tijd de punten op de i te kunnen zetten zullen we nóg intensiever gaan samenwerken. En dat moet vanaf nú gebeuren om die deadline van maart volgend jaar te halen.’ Hij erkent dat docenten momenteel veel voor hun kiezen krijgen: ‘Het onderwijs is zich aan het vernieuwen. Teams hebben tijd nodig om in te stappen en te zien wat het allemaal gaat betekenen. Dat maakt het proces complex maar als je eenmaal snapt waar het om gaat, kun je makkelijker meedenken. Dát is de uitdaging voor de komende maanden.’ Een uitdaging, daar is Claudia Tempels het helemaal mee eens: ‘Het systeem moet volgend jaar maart draaien maar docenten zijn nog niet aangehaakt en ze moeten straks heel veel gaan doen. Hoe gaan we dat aanpakken? Collegevoorzitter Inge Grimm vertelde dat de domeinen afzonderlijk een ‘implementatieplan’ moeten maken. Dat zie ik eerlijk gezegd niet goed gaan.
Overigens gaf Frank Hendrickx tijdens de CMR-vergadering toe dat ze wat betreft cyclisch werken “een steek hadden laten vallen”. Dat was ook de reden voor de pas op de plaats dit voorjaar, zo vertelt Hendrickx: ‘We hebben een herijking van de planning gemaakt en er ligt nu een nieuw programmaplan waarin staat dat we nog kortcyclischer gaan werken. In juli komt er een eerste release die we kunnen testen, in september komt de volgende, in november en januari volgen nog twee releases en dan volgt in maart de 1.0 versie. Die laatste kan écht gebruikt worden. Dat wil niet zeggen dat-ie perfect is, die wordt nog doorontwikkeld, maar daarmee kunnen studenten, docenten en onderwijsondersteuners aan de slag.’ En het trainen van docenten? Hendrickx: ‘Dat is aan de implementatieteams van de verschillende domeinen. Die plannen dat en wij ondersteunen hen daarbij. Dat gebeurt overigens al op kleine schaal.’
Bij deze kortere toetsingsscycli zal ook, meer dan voorheen bedacht was, de hele keten getest worden, aldus Dieckmann: ‘In de juliversie komt in principe de hele keten van systemen beschikbaar. Al zullen sommige onderdelen nog voorlopige versies zijn. Die keten gaan we samen met de domeinen stevig aan de tand voelen en wat daar uitkomt nemen we mee naar de volgende release. Vanaf maart kan dan definitief het nieuwe curriculum op de nieuwe wijze ingevoerd worden en kunnen in het systeem roosters gemaakt worden. In maart begint altijd de voorbereiding van het nieuwe collegejaar dus docenten hoeven niet op een gegeven moment dubbel werk te doen. En vanaf september kunnen studenten zich inschrijven en werken met de nieuwe keten.’
Dieckmann verwacht dat het systeem ingevoerd zal worden volgens een “ingroeimodel”: ‘We verwachten dat we in september volgend jaar beginnen met eerstejaars waarna elke nieuwe lichting studenten met het systeem start, terwijl studenten die met de huidige systemen werken niet hoeven over te stappen.’ Wat hem betreft komt de Digitale Campus geen jaar te vroeg: ‘We hebben de afgelopen jaren natuurlijk al een aantal bewegingen gezien zoals flexstuderen, de invoering van de doorstroomnorm, of denk aan de studenten die door COVID vertraging hebben opgelopen. Daardoor is eigen regie en flexibel onderwijs al volop aanwezig. En dat wordt nu krakend en piepend ondersteund. Mensen denken: flexibel onderwijs, dat duurt nog wel even. Maar is al heel dichtbij. Meer dan de helft van de studenten heeft nu méér regie over zijn studie dan tien jaar geleden. En ondertussen werken we nog steeds met de systemen van tien jaar geleden.’
Maar noodzakelijk of niet, de zorgen van de CMR zijn nog niet weggenomen. Tempels: ‘In de Kadernota zijn ruim vier miljoen gereserveerd voor de ontwikkeling van de Digitale Campus. We hebben met het College afgesproken dat we daarmee akkoord gaan maar willen als CMR dat er onderzoek komt naar de haalbaarheid van de implementatie. Want als je ziet hoe veel problemen er nu al zijn met HR2day… en dat is één systeem, dat bovendien overal al gebruikt wordt.
Tekst: Marcel Hulspas
Illustratie: Judy Ballast
