Eigen bureau verleden tijd?

Ophef over kleinere kantoren

De herhuisvesting van de diensten veroorzaakt veel commotie onder de medewerkers.

De kantoren binnen de gebouwen F en G zijn afgelopen zomer verbouwd en een stuk kleiner geworden, sommige tellen nog maar twee derde van de oude oppervlakte. Voor de meeste diensten-medewerkers zijn eigen bureaus verleden tijd en is flexwerken de nieuwe norm geworden.

Windesheim wil voortaan voor 1 fte (full time baan) nog maar 0,8 werkplek beschikbaar stellen en flexwerken bevorderen, vertelt Raimond Hutten van de afdeling huisvesting. Tot nu toe was die norm 1 werkplek voor 1 fte.

Bij de teams waar flexwerken is ingevoerd, zoals bij communicatie en ict, zijn er bijvoorbeeld acht werkplekken beschikbaar voor tien medewerkers. Personeel dat ’s ochtends vroeg aankomt, haast zich naar een van de vaste pc’s en zet daar zijn persoonlijke spullen neer. Wie later komt, moet genoegen nemen met bijvoorbeeld een laptop op een vergadertafel of een flexbureau in een projectruimte. Bij sommige teams zijn er zo weinig tafels dat medewerkers nooit allemaal tegelijk op hun kantoor aanwezig kunnen zijn.

Steeds je spullen pakken

Een rondgang door gebouwen F en G leert dat medewerkers op zijn minst ‘heel erg moeten wennen’ aan het flexwerken, anderen zijn ronduit negatief. Het steeds je eigen spullen inpakken, niet weten waar je terecht komt of afgezonderd zitten van je team wordt als stressvol ervaren. En het organiseren van wie waar zit en wanneer, blijkt niet eenvoudig. Soms ontstaat er wrevel, als medewerkers bijvoorbeeld plekken claimen of anderen verwijzen naar onprettige tafels.

Huisvesting legde alle teams de vraag voor of ze flexwerken in wilden voeren, maar de keuze lag bij de teams zelf. Sommige diensten kozen daar niet voor uit praktische overwegingen. Bij het team Financiële Administratie speelden ook principiële overwegingen mee: “We wilden niet dat hier onrust over zou ontstaan. Het sociale aspect is ook belangrijk. Medewerkers die hier ’s ochtends binnenkomen moeten weten dat er gewoon een plek voor hen is, ook voor wie hier maar drie dagen werkt”, aldus teamleider Christine Hoogenboom.

Geluidshinder

De norm voor ruimtetoekenning aan afdelingen is teruggebracht naar 9 m2 per fte, waarbinnen zowel de werkplekken als overleg gehuisvest moeten worden. Binnen de kleinere kantoorruimtes is het nog best mogelijk om eigen bureaus te handhaven. “Maar er blijft dan onvoldoende plek over om daarnaast activiteit-gerichte ruimten in te richten, zoals overleg- en scrumruimten of stilteplekken”, aldus Hutten. Tot nu toe hadden de teams wel altijd eigen vergaderruimten.

In de kleinere kantoren is het voor veel teams wennen aan meer geluidshinder, omdat collega’s nu dicht op elkaar moeten bellen en overleggen. Bij de diensten was het gebruikelijk dat niet alleen voltijd-medewerkers een eigen bureau kregen, maar ook personeel dat drie of vier dagen per week werkt.

De Zwolse campus zat de afgelopen jaren ruim in zijn jasje, doordat het oude gebouw D tot aan de sloop als extra onderwijsgebouw kan worden ingezet. Kantoren en leslokalen waren daardoor ruim beschikbaar. Nu de sloop van D in zicht komt, wordt daarop voorgesorteerd.

Inkrimping opleidingen

Andere hogescholen zouden 5 m2 per student tellen bij het berekenen van de gebouwenoppervlakte. Hutten: “Dat heeft Windesheim nu als norm gesteld in het nieuwe plan Campusontwikkeling. Daaruit zijn nieuwe oppervlaktenormen afgeleid voor onderwijslokalen en kantoren.”

Volgens Hutten zal flexwerken, dat bij sommige opleidingen ook al is ingevoerd, in de toekomst de norm gaan worden. Ook de opleidingen zullen de komende jaren stapsgewijs minder lokalen en kantoorruimte toegewezen krijgen, om de nieuwe norm van 5,0 m2/bvo op campusniveau te bereiken.

Hoewel de inkrimping van de werkplekken naar 0,8 per fte flink ingrijpt op de arbeidsomstandigheden, is er geen advies of instemming gevraagd aan de medezeggenschapsorganen. De herhuisvestingsplannen voor de diensten zijn alleen periodiek ter informatie aan de Deelraad Diensten voorgelegd. Deelraadsvoorzitter Jokelyne Gerritsen laat weten dat de raad de invoering gaat evalueren rond de herfstvakantie.

Lees ook de column van Cor Niks over de invoering van flexwerken: De Scharrelwindesheimer