De komende weken wordt het erop of eronder voor de digitale campus. Het College van Bestuur heeft hiervoor bijna vier miljoen gereserveerd op de komende begroting, maar de Centrale Medezeggenschapsraad, die hiermee moet instemmen, heeft veel vragen.
Nog een paar weken dan komt de begroting 2023 van Windesheim ter tafel. Dan moeten het College van Bestuur en de Centrale Medezeggenschapsraad de laatste rimpels gladstrijken. Maar zo ver is het nog lang niet. Een extra overleg met het College van Bestuur eind oktober verliep hoopvol, maar was nog niet voldoende om alle zorgen weg te nemen. Een gesprek met CMR-voorzitter Claudia Tempels en de CMR-leden Tinke Meindertsma en Pim Oude Weernink.
Over één ding heeft de CMR volgens mij nooit te klagen gehad, en dat is de hoeveelheid informatie die het College verstrekt…
Pim: ‘Dat klopt, we hebben altijd heel veel informatie gehad, maar die kon onze zorgen niet volledig wegnemen. In het afgelopen gesprek konden we onze zorgen goed uiten; het ging niet over technische details maar meer over het gevoel dat we bij het hele project hebben én over onderling vertrouwen.’
Tinke: ‘We hebben benadrukt dat wij niet nog meer gedetailleerde informatie nodig hebben, maar concrete antwoorden willen op onze zorgen.
Kun je een voorbeeld geven?
Tinke: ‘we weten bijvoorbeeld dat er 30 opleidingen gaan starten in september 2023 binnen de nieuwe systemen van de digitale campus. Het is niet duidelijk wat de impact zal zijn als de digitale campus toch niet van start kan gaan in september. Wat betekent dat voor mensen die nu al heel druk bezig zijn met het ontwikkelen van het onderwijs en programma’s voor studentbegeleiding? Maar denk bijvoorbeeld ook aan de inspanningen van de medewerkers in de bedrijfsvoering. Hoeveel extra werk gaat dit nog vragen van onze medewerkers?
Hadden jullie je zorgen dan onvoldoende duidelijk gemaakt?
Claudia: ‘We hebben het College vóór de zomer al laten weten: we willen een implementatieplan én een duidelijke risicoanalyse. Die hebben we nog steeds niet gezien; we weten niet of die wel gemaakt zijn. Wat het College ondertussen wél doet is teveel gedetailleerde informatie toesturen. We zien door de bomen het bos niet meer en moeten experts inhuren om dat allemaal te snappen. Wat wij nodig hebben is de informatie die het ons mogelijk maakt om onze taak uit te voeren. Tijdens ons extra overleg hebben we hierover gelukkig wel afspraken kunnen maken. Het is immers onze taak om de kritische vragen te stellen.
Begrijpt het College nu wat ze hiervoor moeten aanleveren?
Claudia: ‘Ik hoop het. Maar dat wij dat moeten aangeven, dat vind ik eigenlijk niet goed.
Pim: ‘Het College lijkt zelf ook nog geen antwoord te hebben op vele vragen. Dat voedt onze zorgen, natuurlijk.’
Claudia: ‘Wel constateer ik dat het CvB nu de intentie heeft om hier zo snel mogelijk werk van te maken.’
Al met al bestaat er ook op de werkvloer nog veel onzekerheid.
Tinke: ‘In september 2023 moeten de eerste studenten starten met de digitale campus; alleen de standaardroute, dat nog wel, dus de enige echte keuze voor de student is het flexibele aanbod van de toetsing. Maar hoe gaat dat er precies uitzien? En per wanneer kunnen studenten werkelijk van die maximale flexibiliteit gebruikmaken, als ze dat willen? Dit is ons nog niet duidelijk geworden.’
En wat als het allemaal niet doorgaat? Pim, jij bent student…
Pim: ‘Ik maak me daar vanuit het studentenperspectief nog niet zo veel zorgen over. Als in maart-april ’23 blijkt dat de systemen niet werken, hebben de huidige studenten daar geen last van. Als dat in september blijkt, wordt dat een ander verhaal. Dan gaan nieuwe studenten hier grote gevolgen van ondervinden. Verder maak ik me ook zorgen over de medewerkers die nu en de komende maanden druk bezig zijn om alles in de nieuwe systemen te zetten. Als dat niet blijkt te werken zijn er heel veel uren verloren gegaan. Dat zou ik heel kwalijk vinden.’
Claudia: ‘De vraag is ook, en daar hebben we nog geen duidelijk antwoord op, kunnen de opleidingen die in september 2023 starten nog terugvallen op de oude systemen?’
Er is nu een go/nogo moment gepland…
Pim: ‘… op 1 april volgend jaar. Maar de criteria op basis waarvan dan een besluit zal worden genomen zijn nog steeds niet geformuleerd, of in elk geval niet bekend bij ons.’
Tinke: ‘Ik weet niet of de medewerkers wel weten dat dat beslismoment bestaat. Je ziet ze hartstikke hard werken en als en ze dan horen dat het niet van start gaat… dat lijkt me echt desastreus voor de motivatie.’
Heeft het College oog voor die inspanning, denk je?
Tinke: ‘Naar mijn idee… te weinig.’
Claudia: ‘Je moet bedenken dat die inspanning bij een deel van de medewerkers met weerstand gepaard gaat. Die insteek van maximale flexibiliteit, als ambitie voor Windesheim, die roept nog steeds vragen op.’
Wat moet het College minimaal leveren?
Pim: ‘Om in te stemmen met de begroting wil ik écht zien wat de grootste risico’s zijn en welke beheersmaatregelen er worden genomen. Er is al zo veel geld naar de digitale campus gegaan, straks nog eens vier miljoen en daar moeten wij onze handtekening onder zetten. Ik vind dat heel lastig.’
Claudia: ‘De impact- en risicoanalyse, en de criteria om door te gaan of niet, dat zijn mijn grootste zorgen. Die willen we echt hebben vóór het gesprek over de begroting, eind deze maand. En dat hebben we ook afgesproken. Als ze wat dat betreft onze zorgen weg kunnen nemen, dan hebben we een belangrijke stap gezet richting de goedkeuring van de begroting voor de digitale campus.
De tijd dringt…
Claudia: ‘Dat is zeker zo. Vorig jaar hebben we als CMR ingestemd met de Kadernota, maar we hebben toen gezegd dat we ons het recht voorbehouden om het tijdens het gesprek over de begroting, en dat komt er binnenkort aan, nog eens goed te hebben over het geld dat gereserveerd is voor de digitale campus. We hebben dus niet met dat punt op de begroting ingestemd. Die impact analyse moet er heel snel komen want de docenten en medewerkers die nu heel hard werken om in september te starten moeten op tijd weten moeten of ze nog veel werk moeten verzetten of straks door kunnen met het oude systeem. Het gesprek van eind oktober gaf me meer vertrouwen dat onze zorgen gehoord zijn maar het is een enorme klus.’
Durf je al een soort van conclusie te trekken uit hoe dit alles gelopen is?
Claudia: ‘Eerlijk gezegd, als ik alles zo overzie, dan vind ik dat we als Windesheim nog niet echt goed zijn in het uitwerken van een goede veranderaanpak. Laat ik het zo formuleren: daar zouden we best wel externe expertise bij kunnen gebruiken…’
Meer weten over het standpunt en de zorgen van de Centrale Medezeggenschapsraad? Gebruik op Sharenet de zoekterm ‘9 zorgen en helpende vragen’.
Tekst: Marcel Hulspas
Foto: Herman Engbers
